Obligations du syndic envers les copropriétaires : ce qu’il faut savoir !

Pour qu’une copropriété fonctionne, trois parties doivent collaborer :

• Le syndicat des copropriétaires: qui regroupe tous les copropriétaires de l’immeuble
• Le conseil syndical: qui est composé de copropriétaires élus en assemblée générale pour assister le syndic
• Le syndic: qui est la personne ou la société choisie et nommée par le syndicat pour assurer l’administration quotidienne de l’immeuble

Le rôle du syndic est d’organiser la « vie démocratique » de la copropriété et de veiller au respect de la vie en collectivité, mais aussi de valoriser le patrimoine de chacune des copropriétés gérées.

Quelles sont réellement les obligations du syndic envers les copropriétaires ? Voyons cela en détails !

Garant du respect du règlement de copropriété et défenseur des intérêts de la copropriété

Le règlement de copropriété est un document obligatoire fondamental : il établit les règles strictes de fonctionnement de la copropriété.

Il mentionne, pour l’essentiel, deux types d’informations :

• Les règles de vie commune de la copropriété pour permettre à chacun de cohabiter
• Les règles pour la gestion de la copropriété

Le syndic doit s'assurer du respect de ce document par tous les occupants de l’immeuble, qu’ils soient copropriétaires ou locataires !

Rédigé par un professionnel (tel qu’un notaire par exemple), le règlement peut faire l’objet de modification en fonction de l’évolution de la copropriété.

Le syndic se doit d’intervenir en cas de manquement au règlement de copropriété : du rappel à l’ordre jusqu’à la procédure judiciaire en dernier recours.  Plus généralement, le syndic se doit d’intervenir pour protéger les intérêts de la copropriété ou des copropriétaires.

De même, le syndic a l’obligation de souscrire au nom de la copropriété une assurance responsabilité civile.

Responsable de la conservation et de l’entretien de la copropriété

Le syndic dédie une partie importante de son temps de travail au maintien en bon état d'usage et de jouissance des parties communes.

Pour se faire, il doit :

• Effectuer les visites de la copropriété et tenir à jour le carnet d’entretien
• Faire réaliser les travaux d'entretien courant et de rénovation nécessaires au maintien en bon état du bâti et assurer la réception des travaux
• Assurer le suivi des travaux de maintenance et procéder aux vérifications périodiques pour s’assurer de la conformité des éléments d’équipements communs
• Procéder à la négociation, la passation et le suivi des marchés et des contrats et souscrire les polices d’assurance adéquates
• Assurer la gestion des sinistres ayant pour origine ou affectant les parties communes

Le syndic ne décide rien seul et en réfère, à tout le moins, au conseil syndical sauf en cas d’urgence (exemple : travaux conservatoires nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble). Le syndic dispose éventuellement d’un budget spécifique voté en assemblée pour engager les petites réparations et les travaux d’entretien courant.

Un autre aspect important de la mission du syndic est la préservation et la valorisation du patrimoine immobilier : une vision à long terme ! À ce titre, il est chargé de :

• Mener une politique de prévention, notamment en préparant un plan pluriannuel d'entretien et de travaux, en tenant compte des diagnostics techniques existants
• Entreprendre les actions nécessaires pour entretenir et valoriser le bâti, par exemple il est responsable de la constitution d’un fonds de travaux pour financer la rénovation énergétique des immeubles

Comptable de la copropriété au volet de la gestion financière

Comme le dispose l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Il est chargé de gérer les ressources financières de l’ensemble des copropriétaires.

Cette mission inclut notamment :

• L’établissement du budget prévisionnel de la copropriété en concertation avec le conseil syndical afin d’anticiper les dépenses et maîtriser les charges, et la clôture des comptes à la fin de chaque exercice

• La tenue d'une comptabilité rigoureuse et séparée pour chaque syndicat de copropriétaires faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat
• La collecte du règlement des charges auprès des copropriétaires sur appels de fonds trimestriels, répartition des charges en fonction de leur quote-part, appels de cotisations du fonds de travaux… permettant de couvrir les charges de la copropriété, y compris les honoraires du syndic
• La gestion des impayés et la mise en place des mesures pour en assurer le recouvrement
• Le règlement des factures auprès de chacun des intervenants sur la copropriété
• La gestion du volet social des éventuels employés de la copropriété (par exemple : le gardien)

Assemblée générale : rédacteur et organisateur, secrétaire et « animateur », rapporteur et administrateur…

Le moment où le rôle du syndic est sans doute le plus visible est celui de l’assemblée générale !

En amont de l’assemblée générale :

• Le syndic, en partenariat avec le conseil syndical, établit l’ordre du jour. Chacun des copropriétaires est, également, en droit de demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour
• Le syndic s’occupe de rédiger la convocation et d’y annexer les documents relatifs aux comptes du syndicat des copropriétaires ainsi que tous les documents nécessaires à la prise de décision (devis, projet de contrat…)
• Le syndic convoque personnellement les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle et à toute assemblée générale extraordinaire, dans le respect des délais et formes légalement requis

Pendant l’assemblée générale, le syndic assure le secrétariat de la séance et organise le vote de chaque résolution à la majorité requise.

A l’issue de l’assemblée générale :

• Le syndic est chargé de la rédaction du procès-verbal et de sa transmission à tous les copropriétaires
• Le syndic inscrit ce PV au sein d’un registre et archive tous les documents utiles à la bonne gestion de la copropriété
• Le syndic fait exécuter / appliquer les délibérations prises lors des assemblées en respectant les délais mentionnés, afin de garantir leur pleine effectivité et de répondre aux attentes des copropriétaires

Responsabilité du syndic, devoir de conseil et obligations d’information

L’obligation d’information est relativement nouvelle : elle découle du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015. Ce décret oblige le syndic d’informer tous les occupants de l’immeuble des décisions susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants.

Le syndic a une obligation de conseil auprès des copropriétaires et se doit de sensibiliser le syndicat des copropriétaires aux nouvelles législations.

En somme, le champ d'intervention du syndic s'étend sur tous les aspects de la vie et de la gestion d'une copropriété.

Étant doté d’un large éventail de missions et responsabilités, le syndic est responsable devant les copropriétaires de la bonne exécution de ses missions, et il peut être mis en jeu pour manquement aux obligations légales ou contractuelles prévues par le contrat de syndic.

Un métier qui s’apparente à une vocation, avec des journées bien remplies qui se suivent mais ne se ressemblent pas, quelques urgences et beaucoup d’humain.